Política sobre conflictos de intereses
Conflictos de intereses
«Bifinance» EOOD aplica normas y procedimientos internos para identificar, prevenir, gestionar y revelar los conflictos de intereses que puedan surgir en relación con la prestación de servicios relacionados con criptoactivos. La presente información se publica con el fin de garantizar la transparencia ante los clientes y las partes interesadas, y se ajusta a los requisitos del Reglamento (UE) 2023/1114 sobre los mercados de criptoactivos, incluidas las normas relativas a los conflictos de intereses de los proveedores de servicios de criptoactivos, así como con las normas técnicas de regulación aplicables.
1. Carácter general de los conflictos de intereses
Puede surgir un conflicto de intereses cuando los intereses de «Bifinance» EOOD, sus administradores, empleados, personas vinculadas, contratistas externos o socios puedan diferir de los intereses de los clientes, o cuando los intereses de un cliente puedan primar sobre los de otro.
Los conflictos de intereses pueden ser reales, potenciales o percibidos como tales. Pueden ser de carácter financiero o no financiero y pueden surgir en relación con la prestación de servicios de criptoactivos, la toma de decisiones internas, la tramitación de solicitudes de los clientes, la tramitación de reclamaciones, las relaciones con proveedores, socios de externalización o personas vinculadas a «Bifinance» EOOD.
La política interna de la Sociedad se aplica a los empleados, el personal directivo, los miembros del órgano de administración, los contratistas externos, los socios de externalización y todas las personas que participan en la prestación de servicios relacionados con los criptoactivos.
2. Servicios, actividades y circunstancias que pueden dar lugar a un conflicto de intereses
Los conflictos de intereses pueden surgir, en particular, en relación con los siguientes servicios, actividades o circunstancias:
- la prestación de servicios relacionados con criptoactivos, incluido el tratamiento de solicitudes de clientes, transferencias, intercambio, custodia, administración u otros servicios, cuando estos sean aplicables a la actividad de la Sociedad;
- el acceso de empleados o de personas que desempeñan funciones clave a información sensible, confidencial o interna;
- participación de un empleado, directivo o persona vinculada en una decisión que pueda tener repercusiones financieras directas o indirectas para él;
- relaciones personales, familiares, profesionales o económicas entre un empleado de la Sociedad y un cliente, proveedor, contraparte u otro socio;
- relaciones con proveedores externos y socios de externalización, incluso cuando el proveedor sea una persona vinculada o pertenezca al mismo grupo;
- la tramitación de reclamaciones presentadas por personas que hayan participado en la prestación del servicio objeto de la reclamación o que tengan un interés personal, financiero o profesional en su resultado;
- aceptar u ofrecer regalos, beneficios, servicios o atenciones que puedan afectar a la independencia y la objetividad de los empleados;
- inversiones personales, participación en otras sociedades u otros intereses económicos en clientes, proveedores, competidores u otras personas cuyos intereses puedan diferir de los de «Bifinance» EOOD o de sus clientes.
En estos casos, «Bifinance» EOOD actúa como proveedor de servicios de criptoactivos y organiza su actividad de manera que se mantenga una clara separación de funciones, la rendición de cuentas, la distinción entre actividades operativas y de control, y la independencia de las unidades de control. Las normas internas de la Sociedad prevén una estructura organizativa transparente y mecanismos eficaces de control interno.
3. Naturaleza de los conflictos de intereses identificados
«Bifinance» EOOD identifica y evalúa los conflictos de intereses en función de su naturaleza, la probabilidad de que se produzcan y su posible impacto en los clientes y en la empresa.
Entre los ejemplos de situaciones que pueden constituir un conflicto de intereses se incluyen:
- un empleado que participe en la aprobación o la atención a un cliente con el que mantenga una relación personal o cercana;
- un empleado o directivo que tenga un interés financiero personal en el resultado de un servicio prestado o de una decisión interna;
- el uso de información confidencial obtenida en el ejercicio de sus funciones para beneficio propio o en beneficio de un tercero;
- participar en negociaciones o en la toma de decisiones relativas a un proveedor o contratista en el que un empleado, directivo o persona vinculada tenga un interés económico;
- la tramitación de una reclamación presentada por una persona que haya participado en la prestación del servicio objeto de la reclamación o que se encuentre en una relación de dependencia con la persona afectada;
- externalización de actividades en condiciones que puedan afectar a los intereses de los clientes o a la independencia de las funciones de control.
Los documentos internos de la Sociedad establecen expresamente que, en el caso de las reclamaciones, puede surgir un conflicto de intereses cuando una persona que participe en su tramitación tenga un interés personal, financiero o profesional en el resultado, haya participado en la prestación del servicio objeto de la reclamación, se encuentre en una relación jerárquica con la persona afectada o mantenga una relación cercana con el reclamante o con el empleado afectado.
4. Riesgos asociados
Los conflictos de intereses pueden dar lugar a los siguientes riesgos:
- riesgo de que los intereses de los clientes no se antepongan a todo lo demás;
- riesgo de trato desigual a los clientes;
- riesgo de uso o divulgación indebidos de información confidencial;
- riesgo de que las decisiones se vean influidas por intereses personales, financieros o profesionales;
- riesgo de que se vea perjudicada la confianza en la Sociedad y su reputación;
- riesgo de incumplimiento normativo;
- riesgo operativo, incluido el derivado de una separación insuficiente de funciones o de un control inadecuado;
- riesgo de tramitación ineficaz o sesgada de las reclamaciones.
De acuerdo con las normas internas de «Bifinance» EOOD, la existencia de un conflicto de intereses no implica automáticamente que la persona no pueda desempeñar una determinada función, pero cuando el conflicto supone un riesgo significativo y no puede prevenirse, mitigarse o gestionarse de manera adecuada, debe ser escalado y gestionado mediante las medidas pertinentes.
5. Medidas para prevenir y mitigar los conflictos de intereses
«Bifinance» EOOD aplica medidas acordes con la naturaleza, el alcance y la complejidad de su actividad. Dichas medidas incluyen:
- una política interna para evitar, identificar, gestionar y revelar los conflictos de intereses;
- una clara distribución de funciones, responsabilidades y líneas jerárquicas;
- separación entre las funciones operativas y las funciones de control;
- participación de la función de cumplimiento en la identificación, evaluación y gestión de los conflictos de intereses;
- obligación de los empleados, directivos y personas vinculadas de revelar intereses personales, financieros, profesionales o de otro tipo que puedan dar lugar a un conflicto;
- restricciones al uso de información confidencial para beneficio personal;
- normas relativas a regalos, beneficios y atenciones;
- mecanismos para la recusación de una persona que se encuentre en un conflicto de intereses real o potencial;
- documentación de los conflictos detectados, su evaluación y las medidas adoptadas;
- formación e información a los empleados sobre las normas relativas a los conflictos de intereses;
- revisión y actualización periódicas de las políticas y procedimientos internos;
- control de las relaciones de externalización, incluida la evaluación de si estas pueden dar lugar a conflictos de intereses significativos;
- tramitación independiente de las reclamaciones y prohibición de que una reclamación sea tramitada por una persona relacionada con el caso.
Las normas internas establecen que, en caso de externalización, el responsable del departamento de «Cumplimiento» identifique, evalúe y gestione los conflictos de intereses derivados de dichas relaciones, y proponga las medidas adecuadas al administrador cuando el conflicto sea significativo.
6. Divulgación de conflictos de intereses
Cuando las medidas organizativas y administrativas no sean suficientes para garantizar con una certeza razonable que se evitará el riesgo de perjudicar los intereses de los clientes, «Bifinance» EOOD informará al cliente sobre la naturaleza general y las fuentes del conflicto de intereses, los riesgos asociados y las medidas adoptadas para mitigarlo, antes de prestar el servicio correspondiente o de llevar a cabo la acción en cuestión.
La información se facilita de forma clara, precisa y comprensible, de modo que el cliente pueda tomar una decisión informada sobre el servicio en cuestión.
7. Notificación de un posible conflicto de intereses
Los clientes, empleados, proveedores u otras partes interesadas que consideren que se ha producido o que pueda producirse un conflicto de intereses pueden notificarlo a «Bifinance» EOOD a través de los canales oficiales de contacto de la empresa.
Cada notificación se examina de forma objetiva, oportuna y respetando los requisitos de confidencialidad. Cuando sea necesario, el caso se remite al departamento de cumplimiento y/o al órgano de administración.