Política relativa a conflitos de interesses
Conflitos de interesses
A «Bifinance» EOOD aplica regras e procedimentos internos para identificar, prevenir, gerir e divulgar conflitos de interesses que possam surgir no âmbito da prestação de serviços relacionados com criptoativos. A presente informação é publicada com o objetivo de garantir a transparência para com os clientes e as partes interessadas e está em conformidade com os requisitos do Regulamento (UE) 2023/1114 relativo aos mercados de criptoativos, incluindo as regras relativas aos conflitos de interesses dos prestadores de serviços de criptoativos, bem como com as normas técnicas regulamentares aplicáveis.
1. Natureza geral dos conflitos de interesses
Pode surgir um conflito de interesses quando os interesses da «Bifinance» EOOD, dos seus administradores, colaboradores, pessoas ligadas, prestadores de serviços externos ou parceiros possam diferir dos interesses dos clientes, ou quando os interesses de um cliente possam ser colocados à frente dos interesses de outro cliente.
Os conflitos de interesses podem ser reais, potenciais ou percebidos como tal. Podem ser de natureza financeira ou não financeira e podem surgir no âmbito da prestação de serviços relacionados com criptoativos, da tomada de decisões internas, do tratamento de pedidos dos clientes, da análise de reclamações, das relações com fornecedores, parceiros de subcontratação ou pessoas ligadas à «Bifinance» EOOD.
A política interna da Empresa aplica-se aos colaboradores, quadros de direção, membros do órgão de administração, prestadores de serviços externos, parceiros de subcontratação e todas as pessoas que participam na prestação de serviços relacionados com criptoativos.
2. Serviços, atividades e circunstâncias que podem dar origem a conflitos de interesses
Podem surgir conflitos de interesses, em especial, no âmbito dos seguintes serviços, atividades ou circunstâncias:
- prestação de serviços relacionados com criptoativos, incluindo o processamento de pedidos de clientes, transferências, câmbio, armazenamento, administração ou outros serviços, quando estes sejam aplicáveis à atividade da Empresa;
- acesso de colaboradores ou de titulares de funções-chave a informações sensíveis, confidenciais ou internas;
- participação de um colaborador, administrador ou pessoa ligada numa decisão que possa ter implicações financeiras diretas ou indiretas para si;
- relações pessoais, familiares, profissionais ou económicas entre um colaborador da Empresa e um cliente, fornecedor, contraparte ou outro parceiro;
- relações com fornecedores externos e parceiros de subcontratação, incluindo quando o fornecedor é uma pessoa ligada ou pertence ao mesmo grupo;
- análise de reclamações apresentadas por pessoas que tenham participado na prestação do serviço objeto da reclamação ou que tenham um interesse pessoal, financeiro ou profissional no seu desfecho;
- aceitação ou oferta de presentes, benefícios, serviços ou hospitalidade que possam influenciar a independência e a objetividade dos colaboradores;
- investimentos pessoais, participação noutras empresas ou outros interesses económicos em clientes, fornecedores, concorrentes ou outras pessoas cujos interesses possam diferir dos da «Bifinance» EOOD ou dos seus clientes.
Nestes casos, a «Bifinance» EOOD atua como prestadora de serviços de criptoativos e organiza a sua atividade de forma a manter uma clara separação de funções, a prestação de contas, a separação entre atividades operacionais e de controlo e a independência das unidades de controlo. As regras internas da Sociedade prevêem uma estrutura organizacional transparente e mecanismos eficazes de controlo interno.
3. Natureza dos conflitos de interesses identificados
A «Bifinance» EOOD identifica e avalia os conflitos de interesses em função da sua natureza, probabilidade de ocorrência e impacto potencial sobre os clientes e sobre a empresa.
Exemplos de situações que podem constituir um conflito de interesses incluem:
- funcionário que participe na aprovação ou no atendimento a um cliente com quem tenha uma relação pessoal ou próxima;
- funcionário ou dirigente que tenha um interesse financeiro pessoal no resultado de um serviço prestado ou de uma decisão interna;
- utilização de informação confidencial obtida no exercício das funções, para benefício próprio ou de terceiros;
- participação em negociações ou na tomada de decisões relativas a um fornecedor ou contratante no qual um funcionário, gestor ou pessoa ligada tenha um interesse económico;
- análise de uma reclamação apresentada por uma pessoa que tenha participado na prestação do serviço objeto da reclamação ou que se encontre em situação de dependência em relação à pessoa afetada;
- externalização de atividades em condições que possam afetar os interesses dos clientes ou a independência das funções de controlo.
Os documentos internos da Sociedade prevêem expressamente que, no caso de reclamações, pode surgir um conflito de interesses quando uma pessoa envolvida na sua análise tenha um interesse pessoal, financeiro ou profissional no resultado, tenha participado na prestação do serviço objeto da reclamação, se encontre numa relação hierárquica de dependência em relação à pessoa em causa ou mantenha relações próximas com o reclamante ou com o colaborador em causa.
4. Riscos associados
Os conflitos de interesses podem dar origem aos seguintes riscos:
- risco de os interesses dos clientes não serem colocados em primeiro lugar;
- risco de tratamento desigual dos clientes;
- risco de utilização ou divulgação indevida de informação confidencial;
- risco de tomada de decisões influenciadas por interesses pessoais, financeiros ou profissionais;
- risco de prejudicar a confiança na Empresa e a sua reputação;
- risco de incumprimento regulamentar;
- risco operacional, incluindo em caso de separação insuficiente de funções ou controlo inadequado;
- risco de tratamento ineficaz ou não imparcial de reclamações.
De acordo com as regras internas da «Bifinance» EOO, a existência de um conflito de interesses não implica automaticamente a impossibilidade de uma pessoa desempenhar uma determinada função, mas quando o conflito cria um risco significativo e não pode ser prevenido, atenuado ou gerido de forma adequada, deve ser escalado e gerido através de medidas apropriadas.
5. Medidas para prevenir e atenuar os conflitos de interesses
A «Bifinance» EOOD aplica medidas adequadas à natureza, à dimensão e à complexidade da sua atividade. Estas medidas incluem:
- política interna para evitar, identificar, gerir e divulgar conflitos de interesses;
- distribuição clara de funções, responsabilidades e linhas hierárquicas;
- separação entre funções operacionais e funções de controlo;
- participação da função de conformidade na identificação, avaliação e gestão de conflitos de interesses;
- obrigação de os colaboradores, gestores e pessoas associadas revelarem interesses pessoais, financeiros, profissionais ou outros que possam dar origem a um conflito;
- restrições à utilização de informação confidencial para benefício pessoal;
- regras relativas a presentes, benefícios e hospitalidade;
- mecanismos de recusa de participação por parte de uma pessoa que se encontre num conflito de interesses real ou potencial;
- documentação dos conflitos identificados, a sua avaliação e as medidas tomadas;
- formação e informação dos colaboradores sobre as regras relativas a conflitos de interesses;
- revisão e atualização periódicas das políticas e procedimentos internos;
- controlo das relações de subcontratação, incluindo a avaliação da possibilidade de estas poderem dar origem a conflitos de interesses significativos;
- análise independente das reclamações e proibição de uma reclamação ser analisada por uma pessoa ligada ao caso.
O regulamento interno prevê que, em caso de subcontratação, o responsável pelo departamento de «Conformidade» identifique, avalie e gere os conflitos de interesses decorrentes dessas relações e proponha medidas adequadas ao administrador, sempre que o conflito seja significativo.
6. Divulgação de conflitos de interesses
Quando as medidas organizacionais e administrativas não forem suficientes para garantir, com razoável certeza, que o risco de prejuízo aos interesses dos clientes será evitado, a «Bifinance» EOOE divulga ao cliente a natureza geral e as fontes do conflito de interesses, os riscos associados e as medidas tomadas para o atenuar, antes da prestação do serviço em questão ou da realização da ação em causa.
A divulgação é efetuada de forma clara, precisa e compreensível, para que o cliente possa tomar uma decisão informada sobre o serviço em questão.
7. Comunicação de um potencial conflito de interesses
Os clientes, colaboradores, fornecedores ou outras partes interessadas que considerem que surgiu ou possa surgir um conflito de interesses podem notificar a «Bifinance» EOOD através dos canais oficiais de contacto da empresa.
Cada notificação é analisada de forma objetiva, atempada e no respeito pelos requisitos de confidencialidade. Quando necessário, o caso é encaminhado para a função de conformidade e/ou para o órgão de gestão.